מנהל חשבונות
לקראת פתיחת עסק נמצאים לפני הכרעות חשובות, שעשויות להשפיע במידה ניכרת על מידת ההצלחה שלו. זהו בדיוק פרק הזמן הקריטי שיש לשתף בו מנהל חשבונות ויועץ מס, ורצוי שיהיה מדובר באישיות מקצועות ואמינה, ללא כל פשרות בעניין. מנהל החשבונות ויועץ המס שתבחרו אמור בשלב ראשון ללמוד מכם על מהות העסק שאתם עומדים להקים, ולכן, קבלו ברוח טובה את מטר השאלות שמנהל החשבונות צפוי להפנות לעברכם,
משום שככל שמנהל החשבונות ולמד מכם יותר כך הוא יכוון טוב יותר לקבלת החלטות מוצלחת. עם תום "התחקיר" תקבלו מענה מיידי לגבי העיתוי המתאים לפתיחת עסק, והחשוב מכל, באיזו מתכונת רצוי להפעילו:
עוסק מורשה, עוסק פטור, חברה בע"מ; ואילו תשמעו ממנהל החשבונות על דרכים וגישות נוספות שלא בטוח כי חשבתם עליהם קודם לכן. לאחר שתכריעו לגבי מתכונת ההפעלה של העסק, נותן והיה לדון בסוגיית ניהול החשבונות, כאשר האופציות הקיימות לניהול הנהלת החשבונות הן כלהלן:
ניהול בעזרת מנהל חשבונות
העסקת מנהל חשבונות טוב תקנה יכולות בחינה ובקרה מדוקדקות של העסק, על כל ההיבטים הפיננסיים, כך שההסתברות לכשל בניהול כל הכספים היוצאים והנכנסים של העסק, וכפועל יוצא ניהול הספרים, הוא מזערית. כל עסק עצמאי חיוב, בהתאם למחזור עסקאותיו, לנהל ספרים, כאשר עוסק פטוראינו מחיוב במעקב אחר הנהלת חשבונות, למרות שזה בהחלט מומלץ. ככלל, קיימים שני דרכים לניהול הנהלת החשבונות: הנהלת חשבונות חד-צידית והנהלת חשבונות כפולה (דו-צידית). הנהלת חשבונות חד-צידית משמשת על פי רוב עסקים קטנים, כאשר הרישום במקרה זה נעשה רק פעם אחת, לתיעוד הוצאות והכנסות. לעומת זאת, בהנהלת חשבונות כפולה, יש לרשום גם הכנסות והוצאות, וגם תקבולים ותשלומים, כלומר, לתעד באופן מלא ומוחלט את תנועת הכספים.
אם מדובר בחברה בע"מ, למשל, יש לבצע הנהלת חשבונות כפולה. פירוש הדבר הוא כי העסק מחיוב להעביר למנהל החשבונות שלו את כל הניירת העסקות השוטפת, לרבות: קבלות, חשבוניות, המחאות, תדפיסי בנקים וכיוב'.
נובע מכך, שניהול בערוץ עבודה מול מנהל חשבונות, אמנם מטריח במידה מסוימת, אולם, און כל ספק כי הרישום המדויק והטיפול השיטתי והשוטף, מבטיחים מוכנות מלאה מול רשויות המס, זיהוי מגמות לרווח או להפסד, וכן, מיקסום אפשריות לרישום ההוצאות, זאת מאחר וישנה ביקורת דרך התשלומים המעידה על כך שהתקבלו כל החשבוניות עבור ההוצאות.
ניהול הנהלת חשבונות עצמו בעזרת תוכנה
בשנים האחרונות קיימת מגמה להפצת תוכנות לניהול עצמו של הנהלת חשבונות באינטרנט. "חבילות תוכנה" אלו נותנות לשימוש באמצעות ממשק לאינטרנט או ושירות על מחשבי העסק. התוכנות אמנם מאפשרות לערוך את הנהלת חשבונות באינטרנט באופן עצמו, אולם, מניסיוני האישי, איננו ממליץ על כך. עבודה עם תוכנה תוביל בסופו של דבר לאינספור הסתבכויות מול הרשויות, שרק לצאת מהן תשלמו הרבה יותר מאשר תשלמו לשירותי הנהלת חשבונות. מעבר לכך, ראוי להדגיש כי מנהל החשבונות יפיק מתוך המסמכים מודע מקצועו חשוב, אשר אדם ללא ניסיון מקצועו לא מסוגל לזהות אותו.
בכל אופן, אם תתעקשו לבחור באופציה זו, הצטיידו בתוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט אשר רשומה כחוק במאגר התוכנות של מס הכנסה, כדי שלפחות תספק את המודולים השונים הנדרשים לצורך ניהול הנהלת חשבונות עצמו וגם תאפשר את גיבוי הנתונים. כדי לעודד את השיווק, ישנן תוכנות רבות שמוצעות בחינם, ומי שמעוניין, וכול לרכוש את שורות הייעוץ בתור תוספת. לסיכומו של דבר, היותו אומר שעבודה עם אותן תוכנות הנהלת חשבונות באינטרנט, בעיקר, ללא רכישת שירותי הייעוץ, זה בגדר של 'התאבדות עסקית – ראו הוזהרתם!
לעת עתה, און תחליף ראוי למנהל החשבונות המסורתי.
